就活・転職はスマホメールで返信・送信はNG?【緊急時のメール例文付き】

就職活動や転職活動の履歴書などでは連絡先の欄にメールアドレスを書きますよね。

最近では、WEBフォームからの応募というのも一般的なので、企業としても基本的にはメールでのやりとりで、緊急の場合にのみ電話を使うと考えていることも少なくありません。

ここで注意したいのは、記入するメールアドレスです。

就活・転職ではスマホでのメールは失礼?

スマホがビジネスの現場においても普及していることは事実ですが、スマホのメールはプライベート、ビジネスではPCメールと考えている採用担当者も多いのが現状です。

そのため、原則としては履歴書やWEBフォームに連絡先と記すメールアドレスはパソコンのメールアドレスにしましょう。

スマホ、ケータイのアドレスの記入欄が特別に設けられていない場合には、基本的にPCメールを使うのがビジネスマナーと言えます。

就活・転職でのスマホとパソコンのメールアドレスの使い分け方法

面接を希望する企業とのやりとりにはパソコンメールを使用するのが基本です。

ただし、スマホのメールがマナー違反かというと必ずしもそうではありません。
緊急の場合や致し方ない場合には、後ほど説明する例文のように文面に注意を払えば問題はないと思います。

また、パソコン用のメールアドレスであればどのようなものでも良いわけでもありません。
次に、どのようなアドレスは避けるべきなのかを説明していきます。

企業とのやりとりで推奨されないメールアドレス

あまりおすすめできないメールアドレスの1つは、これまで説明してきた通りスマホのメールアドレスです。
いわゆるキャリアメールと呼ばれるもので、次のようなものが該当します。

  • au(末尾が@ezweb.ne.jp)
  • ドコモ(末尾が@docomo.ne.jp)
  • ソフトバンク(末尾が@softbank.ne.jp)

これらは3大キャリアと言われるスマートフォン用のメールアドレスですが、格安モバイルの契約者が利用できるような楽天モバイルメール(末尾が@rakuten.jp)、Y!mobileメール(末尾が@yahoo.ne.jp)も同様に避けるのが無難です。

以前のガラケーのケータイメールはプライベートな印象が強いですが、スマホのメールとPCメールとの違いはそれほどないかもしれません。

しかし、メールアドレス1つでも受け取った相手がどのような印象を抱くかは分かりませんので、できるだけビジネスマナーに則ったほうが良いでしょう。

大学生は大学のメールアドレスも使用可能

大学生の場合には、大学発行のメールアドレスを使用することも可能です。

大学名が入っていることでメールを受け取る側に信用できるメールであること、学生であることがすぐに伝わるのでメリットがあります。

ただし注意が必要な点が2つあります。

メールの受信確認ができるメールアドレスを使う

1つ目は、メールアドレスも連絡先であることには変わりないので、普段受信の確認しないようなものではいけません。

少なくても1日に1回は見ることができる環境にしておきましょう。

確認するだけであればスマホからも見れる設定にしておくのが便利です。

大学卒業後は使用不可

2つ目は、大学のメールアドレスは在学中しか使えないことがほとんどであることです。
もしも、就職が決まらない状態で卒業を迎えてしまった場合には、そのアドレスは使用ができなくなります。

在学中に面接や質問などの対応をしてくれた方の連絡先が必要になることもあるので、万が一の場合には、バックアップをとっておいたり、アドレスを控えておいたりした方が良いでしょう。

社会人の転職では会社のアドレスは使用しない

大学生の場合には、大学のアドレスを利用することに問題はありませんが、在職中の社会人の場合には会社のメールアドレスを連絡先とするのはマナー違反です。

採用担当者からも非常識な人間であると思われる可能性があるので、社名などが入っているメールアドレスは使用してはいけません。

メールの受信設定は要確認

スマホでもPCでも気をつけなければいけないのはメールの受信設定です。
スマホは、PCからのメールは受信拒否をする設定や迷惑メールとして迷惑メールフォルダへ振り分けをする設定になっている場合もあります。

使用するメールアドレスは、連絡が来る前に受信設定が正しい状態になっているかの確認を行いましょう。

緊急時はスマホから返信、送信しても大丈夫?

PCメールでのやりとりが就活、転職活動の基本ですが、連絡先として記載しておいたスマホメールに連絡がきた場合や緊急でメールの送信・返信をしたい場合であれば問題ありません。

スマホからメールを送信、返信する場合の例文と注意点

スマホからメールを送る場合でも、ビジネスメールであることを意識しましょう。

株式会社◯◯
採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
貴社のマーケティング職の求人に応募いたしました(◯◯大学の)◯◯です。

留守番電話のメッセージを確認いたしました。
ご連絡をいただきました説明会の持参物の変更について承知いたしました。

ただいま移動中のため、取り急ぎ携帯メールからの返信となってしまい失礼いたしました。
それでは、説明会当日はよろしくお願いいたします。

【氏名】
【連絡先】

まず、件名ですが端的に要点を伝え、送り主がわかるようにします。
もし、送られたメールに返信する場合には「Re:」が件名のはじめに付く形でそれ以外のタイトルは変更する必要はありません。

メールの冒頭では、宛名を記載してから本文に入ります。
スマホやケータイのメールでは宛名を入れることはほとんどないため忘れないようにしましょう。

本文では、簡単な挨拶と自身の所属と氏名を名乗ってから要件を伝えます。
そのあとに、スマホからのメール送信となった事情を簡潔に説明して、最後に氏名と連絡先を記します。

ビジネス上のメールに不慣れだと変に長い文章を書いてしまう方もいますが、大切なのは短く要件を適切に伝えることです。

フリーアドレスでも大丈夫!専用のPCメールアドレスが無難

就活や転職活動で使用するメールアドレスはフリーアドレスで大丈夫です。

androidのスマホを利用している人ならGmailのアドレスを持っているでしょうし、その他にもYahoo!メールやマイクロソフトのOutlookなどでも構いません。

ただ、アドレス内に意味があるような文字列を使っている場合には、その文字列によってはふさわしくない場合もあります。

意味のない英数字か、もしくは英数字と苗字の組み合わせ(個人情報となるような数字は避ける)などで新しく就活、転職活動用のアドレスを取得しても良いです。

新規で取得する場合には、紙に手書きで記載することも考慮に入れ紛らわしい文字は避けると良いでしょう。
例えば、「1とl(小文字のL)」や「1と7」、「9とq(小文字のQ)」などです。

アドレスで合否が決まるわけではありませんが、社会人としてのマナーを心得ていると相手が感じるレベルであれば就活、転職にはプラスになるはずです。

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