履歴書を入れる封筒の宛名の正しい書き方
履歴書は、採用担当者に届けば良いと思っていませんか?
封筒や宛名にミスがあっても採用に不利になるわけではないにしても、ビジネスマナーや常識に欠ける印象を相手に与えてしまう危険性があります。
逆に、しっかりと形式を守って郵送できていれば良い印象を持って面接に臨むことができますね。
大学生の初めての就活でも、ビジネスの経験がある転職の場合なら特に、封筒の宛名などが正しく書かれているか、封筒の形式や郵送方法が正しいかがチェックされると思いましょう。
この記事では、履歴書を入れる封筒の宛名の正しい書き方、よくある封筒を郵送する際のミスについて説明していきます。
目次
封筒の宛名は「御中」とは限らない|間違えやすい4つのパターン
封筒の宛名は、送り先の会社名が正しいかどうかが最も重要ですが、敬称が正しく使えているかも確認しましょう。
様と御中との使い分けはできますか?
送り先が誰かによって使う敬称は異なります。
どれを使うはケースバイケースなので、履歴書の送り先を確認して正しい敬称を使いましょう。
封筒の宛名に使う敬称は、大きく分けると次の4つです。
送り先が人事部の場合
まず、履歴書の送り先が企業の人事部の場合です。
人事部宛に送る場合には、「株式会社〜 人部御中」のように「御中」を使います。
御中は郵便物などを送る時に、送り先が特定の個人ではなく部署などの場合につける言葉です。
そのため、個人に対して使用したり、御中と重ねて使用するのは誤りです。
送り先が人事部の個人の場合
同じ人事部内でもその中の個人を宛名にする場合には、御中ではなく「様」を使います。
「株式会社〜 人事部 〜様」のように書くのが正しい宛名の書き方です。
個人名がなくても人事部までは届きますが、誰に宛てたものかが分からないので担当者へすぐに届かずに開封までに時間がかかってしまうことも考えられます。
送り先の個人が分かっている場合には、しっかりと個人名まで含めて宛名を書きましょう。
送り先が採用担当者の個人の場合
また、部署などが不明で個人が送り先になっている場合もあります。
その場合には、次のように書くのが一般的です。
「株式会社〜 採用ご担当 〜様」
忘れがちなのは「採用ご担当」の「ご」です。
また、よくある苗字や大きな会社では同じ名字の方が複数名いる可能性もあるので、しっかりと採用担当の方まで届くように宛名を記入しましょう。
送り先が採用担当者の場合
最後が、個人名や部署なども分からない場合です。
その場合は、「株式会社〜 採用ご担当者様」のように書きましょう。
書類を郵送する前に、応募メールへの返信や求人情報を確認して、本当に履歴書を送る部署や担当者名が分からないのかをチェックしましょう。
郵送前に確認したい|間違いやすい封筒の5つの書き方
履歴書を送る前に封筒の形式が間違っていないかを確認しましょう。
間違いやすいのは次の5つです。
- 宛名はあっているか
- 履歴書在中は忘れていないか
- 糊付けと封じ目は適切か
- 添え状は入れたか
- 封筒の大きさは適切か
宛名の書き方についてはすでに説明しましたが、油断していると(株)のように省略して記載してしまうケースもあるので注意をしましょう。
その他の4つのミスについて詳しく説明していきます。
履歴書在中を書き忘れていないか
履歴書などを封筒に入れて郵送する場合には、封筒の表に「履歴書在中」と記して履歴書が入っていることがわかるようにします。
職務経歴書などもあわせて郵送するときは、「応募書類在中」などのようにしても良いでしょう。
封筒の表に赤で「履歴書在中」と書き、その周りを定規を使ってキレイに四角で囲います。
糊付けと封じ目は適切か
封筒を閉じるのにはテープやステープラーは使わずにノリを使いましょう。
封筒自体にテープがついている場合には構いませんが、通常の市販封筒はノリではみ出さないようにキレイに閉じましょう。
また、閉じた後には「〆」の封じ目を書きます。
添え状入れたか
履歴書などの応募書類を郵送する場合は、ビジネスマナーとして添え状をあわせて送ります。
添え状には、面接の応募書類であること、郵送した書類の内容と枚数などを記載します。
求人情報などには、履歴書と職務経歴書のみを郵送するように書かれている場合にも添え状を入れるのが一般的です。
封筒の大きさは適切か
履歴書を送る封筒はA4サイズをおらずに入れることができる大きさ(角2型)が無難です。
以前は三つ折りにして送ることが多かったようですが、最近は折らないで良い大きさの封筒で送るのが一般的です。
ですが書類に対して大きすぎる封筒とを使ったり、受け取る側に手間のかかる書留を使って送るのは避けたほうが良いでしょう。
履歴書の封筒の宛名は常識が試される?
履歴書は中身だけでなく、それを入れる封筒でも人柄や常識は伝わります。
内容を考えるのに力を入れ過ぎてしまい、封筒の宛名や形式でミスをしないように気をつけましょう。
文字を丁寧に書くのは当たり前ですが、細かい部分にまで気を配れば面接の前に担当者に良い印象を与えることも可能です。